BUSINESS CASE :: Het bedrijf en de uitdaging
Een grote uitgeverij (200+ medewerkers) ruim 90 jaar op de markt met magazine-producties en in de schappen van ruim 10.000 verkooppunten in Nedeland en Vlaanderen + nog een ruim aantal anderstalige producties merkte dat de planning regelmatig vertraging opliep. VALKE.NET media werd gevraagd de publicatieproces onder de loep te nemen en met een automatisringsplan te komen
400 publicaties automatiseren
Er werd een behoorlijke wens voorgelegd. Durven jullie de uitdaging aan om 400 publicaties te automatiseren? Liefst van begin tot eind. We hebben daarvoor een team van medewerkers van binnen de uitgeverij en van ons samengebracht en een uitgebreide automatisering voorgesteld. Samen hebben we zelfs meer kunnen doen dan de klant voor ogen had.
Creativiteit en automatisering
Je kan je afvragen in hoeverre je alle facetten van design kan oplossen met software developent. Maar door het team te versterken met een van de vormgevers konden we snel inventariseren welke design-beslissingen wel of niet automatisch genomen konden worden.
Big Data
We hebben een Big Data oplossing gebouwd die vanuit het hele bedrijf gegevens verzamelt. Natuurlijk veilig en toegespitst op deze specifieke wrokflow. Software die uit de verschillende systemen, van de verschillende afdelingen kijkt of de belangrijkste data voor de productie aanwezig is. Maar ook of de juiste mensen aanwezig zijn. of er campagnes lopen, In welk seizoen de deadline ligt, hoe vorige uitgaves waren opgemaakt en meer.
Waarom al die data?
Met al deze gegevens kan een applicatie zelf al vele beslissingen nemen. De juiste selectie beelden (In de zomer geen sneeuw foto's). Moet er een banner getoond worden, zijn de nieuwe prijzen voorhanden en akkoord? en zo verder,..
Een geautomatiseerde workflow
Het werk gaat nu van start zonder menselijke tussenkomst. Door Dynamic Data Publishing kan met alle data voorhanden het project starten. Komt de deadline in zicht en is het onmogelijk te starten, dan wordt de planning aangepast op basis van de agenda's en parameters. De verantwoordelijke afdeling krijgt een melding. Is de verantwoordelijke afwezig, dan voegen we een nieuwe verantwoordelijke toe.
- Zijn de basisonderdelen aanwezig, maar ontbreekt er een belangrijk gegeven, dan beslist de softwarenog niet te starten met het geautomatiseerde deel van de productie maar krijgt de verantwoordelijke afdeling een dringende melding.
- Komt daar geen reactie op? Dan wordt er alsnog een manager ingeschakeld die direct de projectvoortgang kan zien.
- Heeft de beeldredactie al een foto uitgekozen? Nee? Stel nogmaals een set foto's voor.
- Is alles aanwezig, dan start de productie en wordt het halffabrcaat aan de vormgever doorgestuurd. De vormgever krijgt een InDesign bestand met tekst, prijs, foto en hoofdkleur en kan op basis daarvan toch de eigen creativiteit kwijt.
- Is ook de vormgever klaar (Het systeem kan dat op basis van een status vaststellen) dan wordt het document drukklaar gemaakt, automatisch nagekeken (o.a. cPDF) en naar de drukkerij verzonden.
Het resultaat: 70% tijdswinst in productie
De business heeft na afloop een meting gedaan en kwam tot vreugde tot de conclussie dat het hele proces met 70% versneld was en ze veel beter konden inspelen op mogelijke vertragingen.
Aanwezige software gebruikt
Er is deels gebruik gemaakt van de al aanwezige software. Dynamics NAV, InDesign, InDesign Server, PitStop server, en het bestaande DAM systeem. Onze bijdrage zit hier in het opvragen van de juiste data, het analiseren daarvan, ontwikkelen van de logica en het routen van de workflow. Het voordeel is dat iedereen met zijn vertrouwde applicaties blijft werken. De vormgever kan zo creatief zijn als ze altijd al was en iedereen heeft constant de beschikking heeft over de benodigde informatie/assets op het moment dat het nodig is.